Nationale Politie

AANLEIDING

Het project SharePoint is gestart bij de Nationale Politie met als uitgangspunt het opleveren van een portal functionaliteit. Dat SharePoint als product natuurlijk veel meer kan, was wel bekend maar mocht niet ingezet worden omdat er keuzes gemaakt waren in de architectuur van producten. Leverancier Microsoft was nauw betrokken bij de planning en uitvoer van het project. Immers moest de basis voorziening voor samenwerken onder Product Line Architecture worden opgebouwd. Elke laag van de organisatie moest goed bevatten wat werken met SharePoint PLA betekent. De sleutel tot het succes van Project SharePoint was de samenwerking tussen het SharePoint project en alle belanghebbenden in de organisatie. De projectmanager binnen de Nationale Politie had al zijn aandacht nodig om management, stuurgroep, opdrachtgever en andere belangrijke belanghebbenden te managen. Het SharePoint project had dus behoefte aan iemand die zowel de techniek van SharePoint goed snapte, het technische team kon leiden en stakeholders op diverse plekken in de organisatie kon informeren over het project. En daarnaast draagvlak creëren, verbinden en het gemeenschappelijke doel duidelijk maken. Deze vraag werd in de markt uitgezet en Marieke Ligtelijn werd uitgenodigd voor een gesprek. Direct werd duidelijk dat zij de juiste teamplayer was mét technische kennis en leiderschapskwaliteiten om de betrokkenen aan boord te houden.

HET PROJECT

Bij de start van het project was nog niet helemaal duidelijk voor alle projectmedewerkers wat er van hen verwacht werd. Gaandeweg het project heeft Marieke Ligtelijn dit strak getrokken en gezorgd voor voldoende draagvlak voor het nemen van technische beslissingen door de technisch specialisten binnen het projectteam. Denk bijvoorbeeld aan de manier van load balancing, replicatie en opslag van data, inrichten van rechtenstructuur in de applicatie en de URL conventie waaronder de SharePoint samenwerkingsomgeving gepubliceerd zou worden.

Naast rapportage over voortgang, budget en kwaliteit vroeg de omgeving van het project ook om afstemming op koppelvlakken tussen ICT diensten die de organisatie aan haar gebruikers levert. Bijvoorbeeld het bestaande intranet met Hippo als Content Management Systeem.

Marieke hield kennissessies over SharePoint voor de technisch specialisten. Onder leiding van de Microsoft solution architect werd het gehele team bijgepraat over de mogelijkheden en de SharePoint Product Line Architecture. Marieke begeleidde deze sessies en zorgde ervoor dat obstakels duidelijkgemaakt werden en onderhandelde met teamleiders binnen het rekencentrum over de beslissingsvrijheid van de technisch specialisten. Dat zorgde ervoor dat technische ontwerp beslissingen sneller gemaakt konden worden en Microsoft als leverancier zich gesteund voelde in het neerzetten van een SharePoint omgeving onder architectuur. De kennis van de technisch specialisten groeide en daarmee hun zelfvertrouwen ook.

Het team van het SharePoint project liep ook tegen technische problemen aan van slecht ingerichte basisinfrastructuur, zoals het plaatsen van servers in een nog onvoldoende ingericht VLAN, als te weinig kennis van F5 BIG IP load balancing. Marieke maakte al deze problemen zichtbaar maar niet pijnlijk. Het doel was om samen de problemen op te lossen en betrokken technisch specialisten zelf te leren oplossingen te bedenken en uit te voeren. Geduld en aanmoediging, in combinatie met de kennis van de leverancier Microsoft zorgde ervoor dat de technisch specialisten succes behaalden in de uitvoer van hun taken.
Daarnaast bleek het erg lastig voldoende resources op het project te behouden waardoor de realisatie van het SharePoint PLA platform uiteindelijk door één technisch specialist werd gedaan. Deze technisch specialist miste flink wat ervaring en had daarom meer tijd nodig om zich de materie eigen te maken. Ook onzekerheid speelde mee, hetgeen zijn oorsprong vond in de bedrijfscultuur. Door afspraken te maken met de resourceplanner en de teamleider was het wel mogelijk dat de technisch specialist zich full time mocht inzetten. Doordat Marieke flexibel omging met de inzet van de technisch specialist maakte dat voor iedereen duidelijk was dat zijn hoofdtaak het project was en wanneer nodig hij zich volledig zou inzetten op incidenten.

RESULTAAT MET EXTRA SUCCES

De combinatie van technische kennis, communicatie skills en leiderschapskwaliteit van de technisch projectleider van Sir Miles hebben ervoor gezorgd dat op cruciale momenten in het project inhoudelijk de juiste beslissingen werden genomen. Marieke maakte de gevolgen van issues, situaties en beslissingen direct duidelijk met een aangepaste detailplanning en uitleg voor stuurgroep en opdrachtgever. Elke keer wanneer beperking van de inzet van resources of een langer durende test impact had op de doorlooptijd van het project, maakte ze dat direct inzichtelijk en bespreekbaar. Marieke zorgde ervoor dat voortijdig de impact van technische beslissingen duidelijk werden en gaf indien mogelijk alternatieven aan. De opdrachtgever was daarom altijd tevreden over de voortgang en had begrip voor uitloop op de planning omdat hij zelf degene was die het besluit daartoe nam.
De technisch specialisten zijn enorm gegroeid in kennis, ervaring en daardoor zelfverzekerder geworden en in staat duidelijker te communiceren wat zij nodig hebben of waar zij tegen aan lopen op een constructieve manier. Twee van de technisch specialisten hebben op basis van hun succes en inzet op het project ook een verdiende promotie gekregen. En de organisatie? Die maakt gebruik van SharePoint alsof het nooit anders heeft gedaan.

  • Client: Nationale Politie