aug 17, 2015 / door Jan-Willem Ligtelijn / In Organisatie advies

Online project management voor opdrachtgevers: de valkuilen

Ik kom het vaak tegen in mijn dagelijks werk: een klant besteedt vol vertrouwen en met een goed gevoel een online project uit aan een externe partij. Uitgebreide offertetrajecten en presentaties zijn achter de rug. Naar alle wijsheid is besloten om met de bewuste partij in zee te gaan en iedereen gaat vol goede moed van start. Maar toch moet ik maar al te vaak als interim instappen om vastgelopen projecten vlot te trekken. Dit kan allerlei oorzaken hebben, maar vaak ligt er ook een deel van het vastlopen bij de opdrachtgever zelf. Het grote wijzen naar de IT-partij begint al snel, want zij hadden de opdracht toch op tijd en binnen budget af moeten hebben? Hier onder bespreek ik de top 3 van valkuilen die je als opdrachtgever kunt vermijden als je je ervan bewust bent:

1. De scope van je online project verandert

Een aannemende partij neemt de opdracht aan naar aanleiding van functies die de website of tool moet bevatten. Vaak verandert deze “scope” van het project. Meestal komen er gaandeweg functies bij die je met voortschrijdend inzicht bedenkt. Die staan dus niet in je offerte, dus…meerwerk. Sommige partijen doen wellicht niet moeilijk over meerwerk maar lopen daardoor misschien wel uit. Bouw je iteratief, zoals met Scrum en Agile, dan is het toevoegen van functionaliteit een garantie voor het uitvallen van andere functionaliteiten (wanneer je tenminste niet aan de elementen tijd en budget wilt sleutelen). Je voorkomt dit door in het offertetraject de scope van tevoren beter te bepalen, of goed advies in te winnen (bij Sir Miles bijvoorbeeld). Een andere remedie is wellicht vloeken in de kerk van sommige projectmanagement methodieken, maar als opdrachtgever kun je gewoon wat budget achterhouden voor onvoorziene zaken. Dan zit je niet meteen in het rood wanneer je online project meer, of duurdere functionaliteit nodig blijkt te hebben.

2. Je bent als opdrachtgever niet gecommitteerd aan je online project

Dit zie ik vaak bij online projecten die met projectmanagement-stijlen als Agile en Scrum zijn begonnen. Anderen hebben een fire-and-forget-strategie: ‘offerte getekend, niet meer mee bemoeien en bel maar als het klaar is’. De opdrachtgever heeft vaak niet door dat er heel veel tijd en energie in een project moet worden gestoken vanuit de interne organisatie om het goed te laten werken. Begrijp me goed, ik ben best fan van Agile, maar de praktijk is vaak weerbarstig. Als de zoveelste iteratie-vergadering bijeengeroepen wordt, zit vaak alleen de projectleider van de opdrachtgever nog aan tafel met de aannemende partij. Bij oplevering of in de testfase krijgt de aannemer van de site ineens allerlei functionaliteits-eisen om de oren en een grote hoop bugs die de projectleider er in zijn/haar eentje niet heeft opgemerkt. Bij zo’n gebrek aan commitment ontzeg je de IT partij eigenlijk belangrijke bedrijfsinformatie vanuit verschillende afdelingen, waardoor het project gedoemd is vertraging op te lopen of veel te duur gaat¬†worden. Zorg dus dat je van tevoren duidelijk maakt aan alle interne betrokkenen hoeveel tijd ze ermee kwijt zijn, maar geef ook aan wat zij ervoor terug krijgen (een online project dat voldoet aan hun wensen en eisen en een betrokken IT-partij).

3. Je hebt te weinig kennis van hoe een online project wordt uitgevoerd

‘Maar ik heb toch juist een externe partij ingehuurd omdat ik geen kennis heb?’ Deels is dat waar. Maar het kan geen kwaad om meer te weten over het proces waarin een externe partij werkt. Ook is het goed om te weten wat technisch hele moeilijke features van je project zijn en welke makkelijk op te lossen zijn. Dit voorkomt aan de ene kant dat je onmogelijke vragen aan je IT partij gaat stellen en tevens voorkomt het dat je teveel betaalt voor hele simpele features (hetgeen ook helaas nog wel voorkomt). Heb je deze kennis zelf echt niet in huis en ben je niet van plan in deze materie te duiken, dan kun je ook een onafhankelijke adviseur inhuren die met je voorbereiding, progressie en oplevering meekijkt, of je zelfs tijdens het traject opleidt. Sir Miles doet dit met regelmaat.

Wil je meer info over advies, begeleiding of training bij online projecten? Lees dan hier eens verder of neem contact met ons op.